Der Besuch einer Ministerin, eines Botschafters oder einer offiziellen Delegation bringt Ihrem Stand Aufmerksamkeit, die keine Werbung kauft. Er bringt aber auch Protokoll, Sicherheit und Freigaben mit sich. Dieser Ratgeber zeigt Vorbereitung, Ablauf, Bilder und Freigabe.
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Hochrangige Besuche auf Messen haben verschiedene Formen: eine Vertreterin der Regierung beim offiziellen Eröffnungsrundgang, ein Botschafter, der Aussteller aus seinem Land besucht, eine Wirtschaftsdelegation, organisiert von einer Kammer oder einer Außenhandelsagentur, oder eine Gruppe von Einkaufsleitern eines großen Kunden. Gemeinsam ist ihnen ein enger Zeitplan, eine feste Zahl an Minuten pro Stand und Menschen um den Gast herum, die entscheiden, was passiert: Büro, Protokoll, manchmal Personenschutz.
Offizielle Rundgänge stimmt der Veranstalter mit dem Büro des Gastes ab. Liegt Ihr Stand auf der Route, erfahren Sie, was erwartet wird. Wünschen Sie sich einen solchen Besuch, sprechen Sie früh mit dem Veranstalter oder dem Organisator Ihres Gemeinschaftsstands. Für Aussteller aus dem Ausland können Botschaft, Konsulat oder die nationale Außenhandelsagentur der richtige Ansprechpartner sein. Delegationen von Kunden oder Partnern, die Sie selbst einladen, sind der einfachere Fall: Hier bestimmen Sie das Programm.
Ein VIP-Besuch findet oft im Gedränge statt. Der Gast bringt Pressefotografen mit, der Veranstalter hat einen eigenen Fotografen, manchmal folgt ein Fernsehteam. Ihr eigener Fotograf braucht eine vorher abgestimmte Position, sonst zeigen die einzigen Bilder die Rücken der Presse. Klären Sie mit dem Veranstalter oder dem Büro des Gastes, wo Ihr Fotograf stehen kann und ob das Team namentlich angemeldet werden muss.
Die wichtigen Motive sind wenige und gut planbar:
Die Aufstellung beim Gruppenfoto folgt dem Protokoll: Der ranghöchste Gast steht meist in der Mitte, der Gastgeber daneben. Im Zweifel fragen Sie das Protokoll. Fürs Video genügt ein kurzer Clip von Ankunft und Produkterklärung, längere Statements nur nach Absprache. Ob in Echtzeit gepostet werden darf, ist eine Frage an die Sicherheitsleute: Manche bitten darum, nichts zu veröffentlichen, solange der Gast noch in der Halle ist.
Bei hochrangigen Gästen ist weniger die Frage, ob fotografiert werden darf, als wie die Bilder verwendet werden. Ein Beitrag, der über den Besuch berichtet, ist etwas anderes als eine Anzeige, die mit dem Gesicht des Gastes für Ihr Produkt wirbt. Amtsträger achten darauf, nicht als Werbeträger eines Unternehmens zu erscheinen. Werbliche Nutzung braucht deshalb eine ausdrückliche Zustimmung und sollte nie vorausgesetzt werden.
Ein praktikabler Ablauf:
Mitglieder einer Wirtschaftsdelegation sind Geschäftsleute, für sie gelten dieselben DSGVO-Regeln wie für andere Besucher: Einwilligung für erkennbare Porträts, besonders wenn Namen und Unternehmen genannt werden. Mehr im Ratgeber Bildrechte auf Messen. Rechtliche Einzelfragen klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Für internationale Aussteller sind Delegationen aus dem eigenen Land eine besondere Chance. Bilder einer Ministerin oder eines Botschafters aus dem Heimatland an Ihrem Stand in Deutschland sind eine starke Nachricht für Fachmedien und Ihre Kanäle zu Hause.
Die Sprache spielt dabei eine Rolle. Läuft das Gespräch über einen Dolmetscher, platzieren Sie ihn so, dass er das Bild nicht verdeckt, und planen Sie Untertitel im Video ein. Wir drehen und untertiteln auf Englisch, Deutsch, Arabisch und Persisch; zu anderen Sprachen lesen Sie mehr unter Interviews mit Dolmetscher auf der Messe. Bilder für den Heimatmarkt sind am wertvollsten, wenn sie schnell ankommen, denken Sie deshalb auch an die Zeitverschiebung.
Bei einem VIP-Besuch sollten die ersten ausgewählten Fotos kurz nach dem Besuch bereitstehen, damit die Freigabe noch am selben Tag beginnen kann. Bei Pixer kommen die ersten Fotos meist am selben Tag, die komplette Lieferung innerhalb von 24 Stunden nach Veranstaltungsende. Die Nutzungsrechte sind unbegrenzt, das betrifft allerdings unsere Rechte als Fotografen. Die Freigabe für das Bild des Gastes ist ein eigener Schritt und liegt bei Ihnen.
Buchen Sie den Besuch als Teil eines Messetags und nennen Sie uns das geplante Zeitfenster, auch wenn es noch unsicher ist. Offizielle Besuche verschieben sich oft kurzfristig, und ein Team, das schon an Ihrem Stand ist, ist bereit, wenn der Gast kommt. Die Pakete finden Sie unter Messefotograf Deutschland.
Eine Person stimmt sich mit Veranstalter, Büro des Gastes und Team ab.
Wenige Minuten, ein Produkt, ein Satz, den der Gast wiederholen kann.
Ohne festen Platz sieht Ihr Fotograf nur die Rücken der Presse.
Ranghöchster Gast in der Mitte, Gastgeber daneben, im Zweifel das Protokoll fragen.
Auswahl mit Bildunterschriften schicken, nach Freigabe veröffentlichen, Freigabe-Mail ablegen.
Fragen, ob in Echtzeit gepostet werden darf, solange der Gast in der Halle ist.
Offizielle Rundgänge stimmt der Veranstalter mit dem Büro des Gastes ab. Fragen Sie früh beim Veranstalter nach, als internationaler Aussteller auch bei Botschaft, Konsulat oder nationaler Außenhandelsagentur.
Üblich ist ein sachlicher Bericht auf Website oder LinkedIn, vorher abgestimmt mit dem Büro des Gastes. Werbliche Nutzung, etwa in Anzeigen oder Broschüren, braucht eine ausdrückliche Zustimmung. Rechtliche Einzelfragen gehören zu Ihrer Rechtsberatung.
An einer mit Veranstalter oder Büro des Gastes abgestimmten Position, möglichst mit Blick auf Begrüßung und Produkt. Fragen Sie, ob das Team namentlich angemeldet werden muss.
Der ranghöchste Gast steht meist in der Mitte, der Gastgeber Ihres Unternehmens daneben. Das Protokoll kann je nach Land abweichen, fragen Sie deshalb die zuständige Person.
Das hängt vom Büro des Gastes ab. Schicken Sie kurz nach dem Besuch eine kleine Auswahl mit Bildunterschriften. Die ersten Fotos kommen meist am selben Tag, die Freigabe kann also sofort beginnen.
Ja. Wir arbeiten auf Englisch, Deutsch, Arabisch und Persisch und untertiteln Videos in diesen Sprachen. Für andere Sprachen planen Sie einen Dolmetscher ein.
Sie erwarten einen VIP-Besuch oder eine Delegation? Nennen Sie uns Messe, Zeitfenster und Besucher, und wir planen Kamerapositionen und Freigabe mit Ihnen.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
