Die Datenschutz-Grundverordnung gilt auch auf Messen. Sie betrifft Fotos und Videos von erkennbaren Personen ebenso wie Visitenkarten, Lead-Formulare und Besucherdaten.
Die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, regelt in der EU den Umgang mit personenbezogenen Daten. Dazu zählen Namen, Kontaktdaten und auch Fotos und Videos, auf denen Menschen erkennbar sind. Wer solche Daten verarbeitet, braucht eine Rechtsgrundlage, etwa eine Einwilligung oder ein berechtigtes Interesse, und muss die Betroffenen informieren.
Auf einer Messe fallen personenbezogene Daten an vielen Stellen an: beim Scannen von Besucherausweisen, beim Sammeln von Visitenkarten, in Lead-Formularen, bei Gewinnspielen und bei Foto- und Videoaufnahmen am Stand. Für die Daten, die Sie am Stand selbst erheben, sind in der Regel Sie als Aussteller verantwortlich.
Für Aussteller bedeutet die DSGVO vor allem Vorbereitung. Legen Sie fest, welche Daten Sie am Stand erheben, wofür Sie sie nutzen und wie lange Sie sie speichern. Stellen Sie sicher, dass Besucher erfahren, was mit ihren Daten passiert, etwa über einen Hinweis im Lead-Formular oder am Stand.
Bei Fotos und Videos hilft ein sichtbarer Hinweis, dass am Stand fotografiert und gefilmt wird, mit Angabe, wer verantwortlich ist und wo weitere Informationen zu finden sind. Für Interviews und Porträts ist eine dokumentierte Einwilligung sinnvoll. Mitarbeiter sollten vorab informiert werden. Fotografierte Visitenkarten und Lead-Listen gehören nicht in private Chats, sondern in ein geregeltes System. Prüfen Sie auch die Vorgaben des Veranstalters im Ausstellerhandbuch. Dieser Text ist ein Überblick und keine Rechtsberatung, im Zweifel fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten.
Am Messetag zeigt sich Datenschutz vor allem im Umgang mit Menschen. Wir fragen nach, bevor einzelne Besucher zum Hauptmotiv werden, und fotografieren Gespräche so, dass Ihr Team im Vordergrund steht. Bildschirme mit Kundendaten oder Lead-Listen halten wir aus dem Bild, ebenso Namensschilder, wenn die Person nicht zugestimmt hat.
Bei Pixer übergeben wir Fotos und Videos über einen Download-Link, nicht über offene Gruppen. Einwilligungsformulare für Interviews stimmen wir vorab mit Ihnen ab, damit Ihr Datenschutzbeauftragter sie prüfen kann, bevor die Messe beginnt. Auch den Hinweis auf Foto- und Videoaufnahmen am Stand können wir gemeinsam mit Ihnen formulieren.
Ein gut sichtbarer Hinweis ist sinnvoll, um Besucher zu informieren. Er ersetzt aber nicht die Einwilligung bei Interviews und Porträts.
Das ist verbreitet, die Daten müssen aber sicher gespeichert und zweckgebunden genutzt werden. Klären Sie das mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Sie möchten Foto und Video am Stand datenschutzbewusst planen? Schreiben Sie uns Messe und Datum, wir stimmen den Ablauf vorab mit Ihnen ab.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
