Lead-Erfassung bezeichnet das systematische Festhalten von Kontaktdaten und Gesprächsinhalten interessierter Besucher am Messestand. Sie ist die Grundlage für die Nachbereitung und für die Frage, was eine Messe gebracht hat.
Ein Lead ist ein Kontakt mit echtem Interesse an Ihrem Angebot. Bei der Lead-Erfassung notieren Sie nicht nur Name und Firma, sondern auch, worüber gesprochen wurde, wie konkret das Interesse ist und welcher nächste Schritt vereinbart wurde.
Üblich sind heute digitale Methoden. Viele Veranstalter bieten Apps an, mit denen Aussteller den Code auf dem Besucherausweis scannen und direkt Notizen ergänzen. Daneben gibt es eigene Formulare auf dem Tablet, Visitenkarten und klassische Gesprächsbögen auf Papier. Entscheidend ist, dass alle am Stand dieselbe Methode nutzen.
Ohne saubere Lead-Erfassung verpufft ein großer Teil der Messe. Gespräche, die am Stand vielversprechend waren, geraten in den Tagen danach in Vergessenheit, wenn niemand weiß, wer was zugesagt hat.
Legen Sie vor der Messe fest, welche Angaben erfasst werden, zum Beispiel Interessengebiet, Zeithorizont, Budgetrahmen und nächster Schritt. Schulen Sie Ihr Standpersonal darin, die Notizen direkt nach dem Gespräch zu ergänzen, nicht erst am Abend.
Denken Sie an den Datenschutz. Informieren Sie Besucher, wofür Sie ihre Daten nutzen, und holen Sie für Newsletter oder Werbung eine Einwilligung ein. Die Daten gehören auf ein gesichertes Gerät, nicht auf lose Zettel am Tresen.
Werten Sie die Leads zeitnah aus und verteilen Sie sie noch in der Messewoche an die zuständigen Mitarbeiter. So beginnt die Nachbereitung, während die Gespräche allen noch präsent sind.
Beim Fotografieren achten wir darauf, dass keine Lead-Daten im Bild sind. Bildschirme mit Kontaktlisten, ausgefüllte Formulare oder lesbare Besucherausweise gehören nicht auf veröffentlichte Fotos. Wo nötig, wählen wir einen anderen Ausschnitt oder bearbeiten Details im Bild.
Gesprächsfotos, die zeigen, dass Ihr Stand gut besucht war, sind trotzdem wertvoll, etwa für interne Berichte und die Messeauswertung. Mehr dazu im Ratgeber Datenschutz und Lead-Fotos. Wie Sie die erfassten Kontakte danach nutzen, beschreibt der Ratgeber zur Messe-Nachbereitung. Wenn Sie Fotos von Gesprächen mit bestimmten Kunden für die Nachbereitung nutzen möchten, etwa als Erinnerung in einer persönlichen E-Mail, sprechen Sie das vor Ort kurz mit den Personen ab.
Die, die Ihr ganzes Team konsequent nutzt. Digitale Lösungen mit Badge-Scan sind schnell und genau, brauchen aber eine kurze Einweisung vor der Messe.
Nein, das sollten Sie vermeiden. Wir achten beim Fotografieren darauf, dass keine Kontaktdaten, Listen oder lesbaren Ausweise im Bild sind.
Schreiben Sie uns, was Ihre Messe erreichen soll. Wir planen Fotos und Videos so, dass Sie das Material direkt für Vertrieb, Presse und Social Media nutzen können.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
