Auf der Messe kommen Kontakte in schneller Folge: Visitenkarten, gescannte Ausweise, Formulare, Fotos mit dem Handy. Dieser Ratgeber erklärt in einfachen Worten, wie Sie Leads DSGVO-gerecht erfassen, nachfassen und auf Messefotos schützen. Praxisleitfaden, keine Rechtsberatung.
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Eine Visitenkarte enthält Name, Funktion, Firma, Telefonnummer und E-Mail-Adresse einer Person. Auch wenn es Geschäftsdaten sind, handelt es sich nach der DSGVO um personenbezogene Daten. Sobald Sie sie erfassen, speichern und nutzen, gelten die Regeln des Datenschutzes, auf der Messe genauso wie im Büro.
Das Ziel ist nicht, weniger Kontakte zu sammeln. Es geht darum, drei Fragen klar beantworten zu können:
Wer diese Fragen vor der Messe klärt, spart sich danach Unsicherheit im Vertrieb und Rückfragen vom Datenschutzbeauftragten. Dieser Ratgeber ist eine praktische Orientierung und keine Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte geben Ihr Datenschutzbeauftragter oder eine Anwaltskanzlei.
Wer Ihnen im Gespräch seine Visitenkarte gibt, möchte in aller Regel zu diesem Gespräch wieder von Ihnen hören. Unternehmen stützen das Follow-up deshalb meist auf das Interesse beider Seiten an der Anfrage oder auf die Anbahnung eines Vertrags. Die Grenze liegt bei der Werbung:
| Nach der Messe | Übliche Praxis |
|---|---|
| Persönliche E-Mail mit dem besprochenen Angebot | Bezieht sich auf das Gespräch, in der Regel unproblematisch |
| Anruf zur vereinbarten Rückmeldung | Mit Bezug zum Gespräch üblich, Absprache notieren |
| Aufnahme in den Newsletter | Nur mit ausdrücklicher Einwilligung, in Deutschland üblicherweise per Double-Opt-in |
| Allgemeine Werbemails ohne Bezug zum Gespräch | Ohne Einwilligung in der Regel nicht zulässig |
Das deutsche Wettbewerbsrecht verlangt für Werbung per E-Mail grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Eine Visitenkarte ist keine solche Einwilligung. Wer Besucher für den Newsletter gewinnen möchte, fragt am Stand ausdrücklich danach, etwa mit einem eigenen Feld auf dem Lead-Formular.
Die schnellste Erfassung ist oft ein Foto der Visitenkarte. Genau dort entstehen typische Lücken:
Ob auf Papier oder Tablet, ein gutes Lead-Formular ist kurz. Es fragt ab, was Sie für das Follow-up brauchen, und nicht mehr:
Papierformulare werden nach der Übertragung ins CRM vernichtet, nicht mit dem Standmaterial eingelagert. Legen Sie außerdem fest, wie lange Sie Leads aufbewahren, die nie reagiert haben, und löschen Sie sie danach. Wie Ihr Standteam die Abläufe lernt, lesen Sie im Ratgeber Standpersonal briefen.
Ein Stapel Visitenkarten auf dem Tisch, ein Tablet mit der Lead-Liste, ein Whiteboard mit dem Terminplan: Solche Motive wirken auf LinkedIn wie der Beweis einer erfolgreichen Messe. Sind darauf Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern lesbar, veröffentlichen Sie personenbezogene Daten Dritter.
Achten Sie beim Fotografieren und bei der Auswahl auf:
Wenn wir bei Pixer Messefotos für die Lieferung auswählen, gehören lesbare Karten, Listen und Bildschirme zu den Punkten, auf die wir achten. Was darüber hinaus für Besucher im Bild gilt, erklärt der Ratgeber Bildrechte auf Messen.
Für Aussteller aus dem Ausland noch ein Punkt: Gehen Sie davon aus, dass die DSGVO für Daten gilt, die Sie auf einer Messe in der EU erheben, auch wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz außerhalb hat. Werden Leads an eine Zentrale außerhalb der EU übermittelt, braucht diese Übermittlung eine Grundlage, etwa die Standardvertragsklauseln der EU. Sprechen Sie das vor der Messe mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung.
Personenbezogene Daten, auch als Geschäftskontakt. Sie trägt das Follow-up zum Gespräch, nicht den Newsletter.
Brauchen eine ausdrückliche Einwilligung. Eigenes Feld auf dem Formular, danach Double-Opt-in.
Firmengerät oder freigegebene App, nach der Übertragung löschen. Keine privaten Chatgruppen.
Nur abfragen, was Sie brauchen. Kurzer Hinweis plus Link zur Datenschutzerklärung.
Keine lesbaren Karten, Listen, Bildschirme oder Terminpläne im veröffentlichten Bild.
Eine Frist für Leads ohne Reaktion festlegen und einhalten.
Eine persönliche Nachricht, die sich auf das Gespräch bezieht, ist in der Praxis üblich. Für Newsletter und allgemeine Werbemails brauchen Sie eine ausdrückliche Einwilligung.
Das ist möglich, wenn der Weg der Daten geklärt ist: Firmengerät oder freigegebene App, keine automatische Sicherung in private Clouds, Löschung nach der Übertragung ins CRM.
Nach der Übergabe in der Regel Sie als Aussteller. Was die Besucher bei der Registrierung akzeptiert haben, steht in den Bedingungen des Veranstalters. Richten Sie Ihr Follow-up danach aus.
Wer Daten erhebt, muss die Betroffenen informieren. Praktisch ist ein kurzer Hinweis auf dem Lead-Formular oder am Stand mit Link oder QR-Code zur vollständigen Datenschutzerklärung.
Ersetzen Sie die Bilder durch zugeschnittene oder unscharf gemachte Fassungen und klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob weitere Schritte nötig sind. Für die Zukunft gehört der Punkt ins Briefing des Fotografen.
Gehen Sie davon aus, wenn Sie Daten auf einer Messe in der EU erheben. Für die Übermittlung an Ihre Zentrale brauchen Sie zusätzlich eine Grundlage. Klären Sie das vor der Messe.
Sie planen Fotos und Video für Ihren nächsten Messeauftritt? Nennen Sie uns Messe und Termin, wir stimmen im Briefing ab, was im Bild lesbar sein darf und was nicht.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
