Messefotograf für mehrere Messetage: wie sich das rechnet

Nicht jeder Messetag ist gleich viel wert

Wer einen Fotografen für die ganze Messe bucht, bezahlt auch die Stunden, in denen am Stand wenig passiert. Wer nur einen Tag bucht, verpasst womöglich genau den Termin, für den sich die Messe gelohnt hat: die Produktvorstellung, den Besuch des wichtigsten Kunden, den Vortrag der Geschäftsführung. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, wie viele Tage Sie buchen, sondern welche.

Viele Fachmessen laufen über mehrere Tage, von der MEDICA in Düsseldorf bis zur HANNOVER MESSE. Die einzelnen Tage unterscheiden sich für Foto und Video deutlich:

• Aufbautag: leerer Stand, ruhiges Licht, keine Besucher. Ideal für Standarchitektur und Produktdetails, siehe Aufbautag nutzen.
• Eröffnungstag: Der Stand ist frisch, das Team ausgeruht, Neuheiten und Pressetermine liegen erfahrungsgemäß häufig am ersten Tag.
• Mittlere Tage: Kundentermine, Bühnenprogramm, ein Empfang oder eine Standparty am Abend.
• Letzter Tag: meist ruhiger, vielerorts beginnt am Nachmittag schon der Abbau. Für Fotos selten die erste Wahl.

Legen Sie deshalb zuerst das Programm Ihres Stands fest und erst danach die Buchung. Wer die Tage nach Anlass wählt, bekommt mehr verwertbares Material für dasselbe Budget.

Drei Modelle für mehrtägige Buchungen

In der Praxis haben sich drei Muster bewährt. Welches passt, hängt von Ihren Zielen und vom Messeprogramm ab.

1. Ein starker Tag

Ein ganzer Messetag, in der Regel der erste. Das reicht, wenn Sie Stand, Team, Produkte und Gespräche einmal vollständig dokumentieren wollen und an den späteren Tagen kein besonderer Termin liegt. Das Paket Messe Full Day für 1.990 € umfasst acht Stunden, mindestens 120 bearbeitete Bilder, Highlight-Video (30 Sekunden) und Messefilm (90 Sekunden), Interviews am Stand und drei vertikale Clips.

2. Voller erster Tag plus kurze Folgeblöcke

Der erste Tag in voller Länge, an den folgenden Tagen zwei oder vier Stunden für das, was erst dann passiert: der Kundenbesuch am Mittwoch, der Vortrag am Donnerstag, neue Besuchergruppen. Die Folgeblöcke orientieren sich am Umfang der Pakete Messe Basic (zwei Stunden) und Messe Professional (vier Stunden). Ab dem zweiten Tag gilt ein Staffelpreis auf Anfrage.

3. Durchgehende Begleitung

Sinnvoll, wenn Sie während der Messe täglich posten, ein dichtes Bühnenprogramm haben oder die Messe für ein größeres Filmprojekt nutzen. Hier braucht jeder Tag einen eigenen Plan, damit sich die Motive nicht wiederholen und am Ende nicht dreimal dieselbe Standansicht im Ordner liegt.

Was im Angebot für mehrere Tage stehen sollte

Ein Angebot für mehrere Messetage sollte auf einen Blick zeigen, was Sie an welchem Tag bekommen und was es kostet. Achten Sie auf diese Punkte:

Bei Pixer ist die Anreise innerhalb von NRW, also nach Düsseldorf, Essen, Köln und Dortmund, im Preis enthalten. Für andere deutsche Messestädte berechnen wir die Anreise einmal pro Reise und teilen sie zwischen den Ausstellern derselben Messewoche. Für Messen im europäischen Ausland und am Golf gilt dasselbe für Anreise und Unterkunft. Je mehr Tage Sie buchen, desto weniger fällt diese Position pro Tag ins Gewicht.

Bezahlt wird wie bei einer eintägigen Buchung: per Rechnung oder online per Kreditkarte. Klären Sie bei mehreren Tagen vorab, ob sich der zweite Teil auf den ersten Messetag bezieht.

Beispiel: vier Messetage, ein voller Tag, zwei kurze Blöcke

Angenommen, Sie stellen auf einer viertägigen Messe aus. Am ersten Tag stellen Sie ein neues Produkt vor, am zweiten Tag hält Ihre Geschäftsführung einen Vortrag auf der Bühne, am dritten Tag kommt ein wichtiger Distributor an den Stand. Ein sinnvoller Plan könnte so aussehen:

1. Tag 1, ganzer Tag: Standansicht vor Einlass, Produktvorstellung, Gespräche, Teamfoto, Interviews mit Geschäftsführung und Produktmanagement, Highlight-Video und Messefilm.
2. Tag 2, zwei Stunden: Vortrag auf der Bühne mit Publikum, danach Gespräche am Stand mit neuen Besuchern.
3. Tag 3, zwei bis vier Stunden: Distributor am Stand, gemeinsames Foto, kurzes Interview, vertikale Clips für Social Media.
4. Tag 4: keine Buchung. Der letzte Tag bringt selten neue Motive.

So bezahlen Sie einen vollen Tag und zwei kurze Blöcke statt vier voller Tage und haben trotzdem jeden wichtigen Moment im Bild. Wie ein Tagesplan im Detail aussieht, zeigt der Ratgeber Zeitplan für Foto und Video am Messetag.

Lieferung und Abstimmung über mehrere Tage

Bei mehreren Messetagen stellt sich die Frage, wann Sie welche Bilder brauchen. Wer während der Messe posten will, braucht am Abend jedes Tages eine kleine Auswahl. Wer die Bilder vor allem nach der Messe für Website, Vertrieb und Pressearbeit einsetzt, kommt mit einer Gesamtlieferung aus. Bei uns kommen die ersten Bilder meist noch am selben Tag, die vollständige Lieferung folgt innerhalb von 24 Stunden nach Messeende.

Planen Sie außerdem jeden Abend fünf Minuten für eine kurze Abstimmung ein: Was hat heute gefehlt, welcher Gast kommt morgen, hat sich ein Termin verschoben? Mehrere Tage sind nur dann mehr wert als einer, wenn jeder Tag etwas Neues bringt.

Typische Fehler

• Drei volle Tage gebucht, aber am zweiten und dritten Tag entstehen dieselben Motive wie am ersten.
• Der wichtigste Termin liegt an einem Tag ohne Buchung, weil der Plan zu früh festgelegt wurde.
• Die Anreise erscheint im Angebot pro Tag statt pro Reise. Fragen Sie nach.
• Niemand im Standteam ist für die Abstimmung mit dem Fotografen zuständig.

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