Deutsche Messen bringen Einkäufer aus aller Welt in eine Halle. Für Unternehmen aus dem Ausland liegt die eigentliche Arbeit in der Organisation drumherum. Dieser Leitfaden zeigt die Schritte in sinnvoller Reihenfolge, für Aussteller und ihre Partner in Deutschland.
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In Deutschland finden viele internationale Messen statt, die für ihre Branche der zentrale Treffpunkt sind. Die meisten davon richten wenige große Veranstalter aus: Messe Düsseldorf, Messe Frankfurt, Deutsche Messe in Hannover, Messe München, Koelnmesse, Messe Berlin, NürnbergMesse und Messe Stuttgart. Für ein Unternehmen aus dem Ausland ist nicht die größte Messe die richtige, sondern die, auf der sich die eigenen Einkäufer, Händler und Wettbewerber tatsächlich treffen.
Einige Beispiele nach Branche: Die Medizintechnik trifft sich auf der MEDICA in Düsseldorf, Industrieautomation und Energie auf der HANNOVER MESSE, elektronische Bauteile auf der electronica in München, Kfz-Teile und Werkstattausrüstung auf der Automechanika Frankfurt, Tisch, Küche und Wohnen auf der Ambiente, Lebensmittel auf der Anuga und Süßwaren und Snacks auf der ISM in Köln. Die Blechbearbeitung hat die EuroBLECH in Hannover, die Aluminiumindustrie die ALUMINIUM und die Glasbranche die glasstec in Düsseldorf. Einige wichtige Messen wie bauma, K oder interpack finden nur alle paar Jahre statt; prüfen Sie den Turnus, bevor Sie ein Budget planen.
Sehen Sie sich vor der Anmeldung Ausstellerliste und Hallenplan der letzten Ausgabe an, und fragen Sie zwei oder drei bestehende Kunden in Europa, welche Messe sie wirklich besuchen. Kommende Termine nach Stadt finden Sie in unseren Messeterminen.
Deutsche Veranstalter arbeiten mit festen Fristen und schriftlichen Abläufen. Die übliche Reihenfolge:
Organisiert die Außenhandelsförderung des Herkunftslandes oder ein Branchenverband einen Gemeinschaftsstand, ist die Teilnahme oft der einfachste Einstieg: Anmeldung, Standbau und viele Leistungen kommen aus einer Hand, und die Fläche wird mit anderen Unternehmen aus demselben Land geteilt. Fragen Sie danach, bevor Sie sich allein anmelden.
Für den Stand gibt es drei Wege: einen Komplettstand vom Veranstalter, einen Systemstand vom Standbauer oder einen individuellen Stand. Wer aus dem Ausland organisiert, fährt mit den ersten beiden meist besser, denn vor dem Aufbautag lässt sich vor Ort nichts prüfen. Arbeiten Sie mit einem individuellen Standbauer, lassen Sie sich früh eine Visualisierung geben, legen Sie fest, wer von Ihrer Seite beim Aufbau dabei ist, und geben Sie den fertigen Stand schriftlich frei, bevor Sie anreisen.
Exponate, Muster und Prospekte reisen mit einer Spedition oder mit dem offiziellen Messespediteur, der die Anlieferzeiten kennt und Leergut während der Messe einlagert. Waren aus Ländern außerhalb der EU müssen verzollt werden. Für Muster und Ausrüstung, die nach der Messe zurückgehen, kann ein Carnet ATA die vorübergehende Einfuhr erleichtern; ausgestellt wird es in vielen Ländern von der Handelskammer. Für Lebensmittel, Kosmetik, Medizinprodukte und Elektrogeräte können zusätzliche Regeln gelten. Klären Sie die Anforderungen rechtzeitig mit Spediteur und Veranstalter.
Legen Sie einen kleinen Vorrat an Dingen an, die kurzfristig schwer zu beschaffen sind: Drucksachen, Ersatzkabel und Adapter für deutsche Steckdosen (Typ F, 230 Volt), einfaches Werkzeug und Visitenkarten. Die meisten Geschäfte haben sonntags geschlossen, und das zählt, wenn der Aufbau auf ein Wochenende fällt.
Prüfen Sie früh, ob Ihre Mitarbeiter ein Schengen-Visum brauchen. Das hängt von der Staatsangehörigkeit ab, und Termine bei Botschaften und Visazentren können vor großen Messen knapp werden. Verbindliche Informationen stehen auf den Seiten des Auswärtigen Amts und der deutschen Auslandsvertretung im jeweiligen Land. Den allgemeinen Ablauf beschreibt unser Ratgeber Visum und Reise zur Messe in Deutschland.
Hotels in Messenähe sind in großen Messewochen früh ausgebucht, und die Preise steigen. Viele Aussteller übernachten in einer Nachbarstadt und pendeln mit der Bahn, bei einer Messe in Düsseldorf etwa aus Essen, Duisburg oder Köln. Prüfen Sie, ob Ihr Ausstellerausweis den Nahverkehr einschließt, wie es auf vielen deutschen Messegeländen üblich ist.
Für das Standteam ist fließendes Englisch auf einer internationalen Messe die Grundlage; eine deutschsprachige Person hilft bei kleineren Händlern und im Kontakt mit dem Hallenpersonal. Planen Sie Schichten, und briefen Sie alle zu Terminen und Nachbereitung. Deutsche Fachbesucher kommen meist mit vorbereiteten Fragen und erwarten eine präzise Antwort oder eine klare Zusage, bis wann sie kommt. Mehr dazu im Ratgeber Deutsche Messekultur.
Für ein Unternehmen mit weiter Anreise ist die Messewoche teuer und kurz. Was danach bleibt, sind Kontakte und Material: Standfotos für Website und Händler, Gesprächsfotos für LinkedIn, ein kurzer Film für den Heimatmarkt und für Vertriebspräsentationen. Ist niemand dafür zuständig, fliegt das Team mit Handyfotos im Hallenlicht nach Hause.
Ein Team vor Ort erspart das eigene Kamerateam samt Visum und Zollpapieren für die Technik. Pixer arbeitet auf den Messegeländen in Düsseldorf, Köln, Essen, Frankfurt, Hannover, München und weiteren deutschen Städten, auf Englisch, Deutsch, Arabisch und Persisch. Die Pakete haben Festpreise ab 990 € für zwei Stunden. Geliefert wird innerhalb von 24 Stunden nach Messeende, erste Fotos meist noch am selben Tag, also vor dem Rückflug. Unternehmen außerhalb der EU erhalten eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer, EU-Unternehmen mit USt-IdNr. im Reverse-Charge-Verfahren. Mehr zu Paketen und Ablauf auf der Seite Messefotograf Deutschland.
Alle Aufgaben im Überblick finden Sie in der Messe-Checkliste für Aussteller.
Wählen Sie die Messe, auf der Ihre Einkäufer und Händler sind, und prüfen Sie den Turnus.
Leistungen, Ausweise, Genehmigungen und Fristen stehen dort. Lesen Sie es in der Woche, in der es kommt.
Messespediteur, Anlieferzeiten, Verzollung und für Muster eventuell ein Carnet ATA.
Mit der Standbestätigung starten. Die Checkliste der Auslandsvertretung ist verbindlich.
Gespräche vor der Messe vereinbaren. Deutsche Besucher erwarten präzise Antworten und zuverlässiges Nachfassen.
Fotos und ein kurzer Film innerhalb von 24 Stunden, noch vor dem Rückflug.
In der Regel nicht. Veranstalter nehmen ausländische Aussteller direkt an; die Bedingungen stehen in den Anmeldeunterlagen. Manche Unternehmen gehen über einen Gemeinschaftsstand oder einen Partner in Deutschland, um die Organisation zu vereinfachen.
Bei großen Messen beginnt die Planung oft viele Monate vorher, einige Messen führen Wartelisten. Die Anmeldefrist nennt der Veranstalter auf der Messewebsite. Rechnen Sie Zeit für Visa und Versand dazu.
Auf einer internationalen Messe auf Englisch. Deutsche Fassungen der wichtigsten Produktinformationen helfen bei Einkäufern aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Halten Sie die Rückwand kurz und vom Gang aus lesbar.
Je nach Herkunftsland und Kostenart können ausländische Unternehmen häufig eine Vergütung beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen, etwa für Hotelrechnungen. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater. Pixer stellt Unternehmen außerhalb der EU ohnehin ohne deutsche Umsatzsteuer in Rechnung.
Bei Pixer gelten Festpreise zuzüglich MwSt., wo sie anfällt: Basic 990 € für 2 Stunden, Professional 1.490 € für 4 Stunden, Full Day 1.990 € für 8 Stunden. Die Anreise innerhalb von NRW ist enthalten, für andere Städte wird sie einmal pro Reise angeboten und unter den Ausstellern derselben Messewoche geteilt.
Ja. Mit einem Team für mehrere Messen bleiben Bildsprache und Shotlist einheitlich, und das Briefing muss nur einmal gründlich erarbeitet werden.
Sie stellen zum ersten Mal in Deutschland aus? Nennen Sie uns Messe, Halle und Termine. Wir sagen Ihnen, welches Paket passt und wann das Material bei Ihrer Zentrale ist.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
